Um Vertragspositionen gemeinsam in einer Rechnung abzurechnen, können Sie bestimmte Schritte befolgen. Dies hilft, die Anzahl der Rechnungen zu minimieren und Ihre Rechnungsprozesse effizient zu gestalten.
1. Voraussetzungen: Vertrag und Vertragspositionen anlegen
Zunächst müssen Sie einen Vertrag und die dazugehörigen Vertragspositionen anlegen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Wie lege ich einen Vertrag an?.
2. Vertragspositionen zur gemeinsamen Abrechnung auswählen
- Gehen Sie in der Vertragsübersicht auf Rechnungseinrichtung.
- Wählen Sie alle Positionen aus, die Sie gemeinsam abrechnen möchten.
- Klicken Sie auf gemeinsam abrechnen.
Hinweis: Vertragspositionen zusammen abzurechnen ist besonders hilfreich, um die Anzahl der Rechnungen zu reduzieren.
3. Bedingungen für die gemeinsame Abrechnung von Vertragspositionen
Damit verschiedene Positionen gemeinsam abgerechnet werden können, müssen diese entweder denselben Rechnungsintervall haben oder sich teilweise überschneiden:
- Gleicher Intervall: Wenn alle Positionen denselben Intervall (z. B. Juli und Dezember) haben, erscheinen sie auf derselben Rechnung.
- Teilweise Überschneidung: Beispiel: Eine Vertragsposition Wartung mit einem Rechnungsintervall im Januar und Juli und eine Notfallpauschale im Januar. In diesem Fall erstellt das System zwei Rechnungen pro Jahr: Im Januar werden beide Positionen auf einer Rechnung zusammengeführt, im Juli wird nur die Wartung berechnet.
4. Sonderfall: Abrechnung nach Auftrag
Es ist auch möglich, Positionen zusammen abzurechnen, wenn eine der Positionen auf „nach Auftrag“ steht. In diesem Fall muss das Auftragsintervall der Position mit „nach Auftrag“ mit dem Rechnungsintervall der anderen Positionen übereinstimmen. Beispiel:
- Vertragsposition 1: Wartung mit Auftragsintervall im Januar und Juli, Rechnungsintervall „nach Auftrag“
- Vertragsposition 2: Notfallpauschale (ohne Auftrag), Rechnungsintervall Januar
- Vertragsposition 3: Miete SIM-Karte (ohne Auftrag), Rechnungsintervall Juli
Ergebnis: Alle Positionen werden gemeinsam abgerechnet. Das System erstellt automatisch zwei Rechnungen:
- Im Januar wird eine Rechnung für die Wartung (nach Abschluss des Wartungsauftrags) und die Notfallpauschale erstellt.
- Im Juli wird eine Rechnung für die Wartung und die Miete der SIM-Karte erstellt.